即解決!経理のミスで数字が合わない時はコレを疑おう

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みなさんこんばんは、yuyaです。

経理をやっていて、一番もどかしく、苦しい時があるのですが、それはいつのことか分かりますか?

答えは、「数字の計算が合わない時」です!

経理の仕事で、伝票の金額や支払金額の合計を出すという作業があるのですが、そこの合計金額が合わない時が本当にツライ。

10個くらいの計算ならすぐにミスも見つかるんですけど、100枚くらいの伝票とかになるともう意味不明。

ミスした場所がわからず、ただただ時間だけが過ぎていく。

経理従事者なら分かってもらえるでしょうか、この苦しみを。

そこで、今日は俺が普段仕事の中でつまづいたときに、

「コレは使える!!」

と感じた、ミスをよくする場所や、ミスをしたときに原因を探る方法を伝授したいと思います!

コレが分かれば、ミスをしがちなポイントを重点的に探すことができ、ミスした場所を見つけやすくなるはずです。

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経理の仕事でよく起きるミスポイントと、解決法

大前提に、数字の合計計算で正しくはこうなるはずって金額と数字が合わなかった場合は、まず正しい金額との差額を計算してみることです。

今からミスポイントを説明しますが、そのほとんどの解決法が、この差額からミスの位置を探し出すってかんじになってますので。

それと、こうした多くの枚数の計算の場合は、電卓に頼らず、エクセルの入力で計算しましょうね

こんな感じでやったら、あとでミスを探す時に楽なんです。

ではいってみましょう!

税込み・税抜き計算がどこかでくるっている

会社によって計算方法は違うのですが、税抜きで計算するか、税込みで計算するかは計算する種類によって違ってきますよね。

そこで計算するのは、税込み税抜きどちらかに統一されているはずなのに、足しているうちにどこかで混じってしまったケースです。

これは、正しい金額との差が消費税分ちょうどになるので、結構見つけやすいはず。

差額が80円とかだったら、1000円の入力のところを疑ってみるとか、そんな感じですね!

二重計算、足し損ね

これがミスの中ではもっともありうるパターンですね。

伝票が100枚あったのに、99枚しか足せていなかった!

同じ伝票を二回も計算してしまった!

俺もこのミスは常にやらかしています。

これは、正しい金額との差額が、伝票の中にある数字となんか似ているな~と感じたら、このケースが多いです。

自分の計算した数字が正しい数字より大きい場合は、エクセルに足しこんだところで差額の数字を検索してみましょう。

重複して計算してしまったのなら、これで発見できるはず。

(※エクセルで「ctrl」+「F」を押すと検索画面が出てくるので、そこに差額の金額を入れて検索すればOKです!)

逆に自分が計算した数字が正しい数字より小さかったら、その金額を計算しそこなっている可能性があるので、正しい元データや伝票から、その足りない金額を探ってみましょう。

桁数を間違えた

数字キーで不便と感じるのが、「0」を1回ずつ押さなければならないところ。

電卓だと「00」とかあるんで少し数字を打つのも楽なんですよね。

そこでよくある間違いが、「100」でいいのに「1000」と計算しちゃうようなケース。

この場合は、差額がとてもキリのいい数字になります。

上の場合だと900ですね。

打ち間違いそうな0が多く続く数字を探してみると、間違っているかもしれません。

電卓やキーパッドの数字キーを横や縦のと押し間違えた

少ない伝票ならまだしも、100枚以上処理するとなると、なかなか慎重にキーを叩くというわけにもいかなくなってきます。

そんなときよく起こるのが、数字キーを横や縦のと押し間違えてしまうケース。

この場合、差額計算するとキリのいい数字で「100」「30」「3」といった金額が出ると思います。

なぜこうなるかというと、例えば「5000」と打ちたかったのに、間違って5を下の2で打ってしまい、「2000」としてしまったとしましょう。

合計では3000の差額が出てきます。

数字キーでは、横や縦で打ち間違えをすると、自動的に1か3のズレが起こるので、キリのいい「100」「30」「3」といった金額が出てくるわけです。

ただし、このケースは間違いの出所を見つけるのが大変。

どこを打ち間違えたかまでは分からないので、結局数字を1つ1つ見直すハメになります。

数字の打つ順番を間違えた

たまに、数字キーで打ちにくい数字ってありませんか?

「5687」とか、「66606」みたいな数字です。

じっくり眺めれば、ちゃんと数字通り計算できるけれど、ぱっと見「5678」「66066」と思えてしまってもしょうがない。

このミスもほんとによく起こります。

そして一番見つけにくいのがコレ。

頭が「5678」と認識しちゃっているから、もう一度数字を見ても、間違いだと見抜けないんです。

この場合もちゃんと発見法があります。

差額を計算すると、絶対に9の倍数になるんです。

例えば上の2つのケースで見てみると、5687-5678=9。66606-66066=540。

どちらも9の倍数になってます。

念のため証明してみよう

俺はこれが最初信じられず、数学的にこの論理を証明してやろうと思いました。

興味ある人だけ見てください。

<証明>

整数AとBがあるとする。(ただしAとBは1~9の数字、A≠Bとする)

入れ替える前の数字は10A+B、入れ替わった後の数字は10B+Aであるので、

(10A+B)-(10B+A)の値が9の倍数であれば証明は完了する。

(10A+B)-(10B+A)=10A+B-10B-A

=9A-9B=9(A-B)

A≠Bなので、A-Bは0ではない。

よって、9(A-B)は9の倍数であると言える。

という感じで証明完了です。

A≠Bとしたのは、「33」とか同じ数字だと入れ替えても意味がないのでそういう感じにしました。

これは2ケタだけの証明ですが、3ケタ以降も証明できるので、やってみたい方はぜひ。

経理でミスを減らすためには

数字の計算でよく間違うミスポイントはこんなところです。

今後は数字が合わないものがあっても、少しは発見が早くなりそうですね。

今回ここで紹介したポイントは、俺がこれまでやってきた経験と、経理の知識として得たものをもとに書きました。

最後の9の倍数なんかは、ツイッターを通じて得ましたからね。笑

ちなみに、このネタはマンガから仕入れました。

女騎士、経理になる。 (1) (バーズコミックス)

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合わせて読みたい

経理のミスを減らすには、とにかく経験を積むか知識を増やすかだと思います。

知識を増やすには、このマンガはこれ以上ないオススメなので、ぜひ。

経理でミスしても大丈夫。間違うのが当たり前。

よく経理の仕事をやっている人で、自分がミスすることが多くて悩んでいる人を見かけるのですが、そんなに深く悩まなくても大丈夫です。

だって、人間である以上ミスは誰もがしてしまうことですもん。

大切なのは、次同じような課題が来た時に

「前ここで間違ったから、ここは慎重に計算しよう」と経験にして活かすことなんです

あとは、今日ここで紹介したポイントを活用してもらって、ミスして悩む時間を減らしていけば、きっと大丈夫です!

ミスを恐れず、がんばっていきましょうね。